pihak. Ada banyak faktor yang mempengaruhi hal itu. Seperti misalnya ketakutan
akan pekerjaan yang hilang karena digantikan oleh komputer, ketakutan akan
terjadinya kesulitan dalam pengoperasian sistem berbasis komputer dan sebagainya. Agar
proses pergeseran dari sistem informasi tradisional ke basis komputer dapat berjalan
sebagaimana mestinya, perlu dipahami konsep-konsep perubahan yang terjadi dalam
pergeseran tersebut.
MEMAHAMI KOMPUTERISASI
Istilah komputerisasi berarti bahwa kegiatan pengelolaan data yang dilakukan, sebagian
besar prosesnya menggunakan komputer sebagai alat bantu. Proses komputerisasi ini
melibatkan “komputer” sebagai perangkat utama sarana pemrosesan dan “manusia”
sebagai pengoperasi serta pengendali perangkat tersebut.
Titik Fokus dalam Komputerisasi Sistem Informasi
Komputerisasi sebuah sistem informasi memiliki lima titik fokus dalam kerangka
peningkatan kinerja sistem itu sendiri.Kelima titik fokus adalah sebagai berikut
1.Fokus Awal pada Data
Data merupakan bahan mentah yang akn diolah menjadi suatu informasi.
Keberhasilan proses pengumpulan data, termasuk keberhasilan dalam
memperoleh data yang benar, menjadi titik tolak keberhasilan pembuatan sebuah
informasi.
2. Fokus pada Informasi
Konsep Sistem Informasi, menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan
untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional
dan level aktivitasnya.
3. Fokus pada Komunikasi
Penggunaan komputer juga menimbulkan suatu pengaruh yang baru yaitu
terjadinya otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja
kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
4. Fokus pada Konsultasi
Perkembangan terakhir pada dunia komputer dekade ini adalah sedang
berlangsungnya gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial
intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa
komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang
sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert
system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Komputer diberlakukan sebagai
sistem pakar sehinga mampu menyediakan informasi dan membantu dalam
pemecahan masalah di berbagai hal sebagaimana layaknya seorang konsultan
bagi mereka yang memerlukannya.
5. Fokus Pendukung Keputusan
Penggunaan komputer juga mengarah pada terbentuknya sistem pendukung
keputusan atau decision support system (DSS). Konsep DSS pada awalnya
diformulasikan oleh Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen,
ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT). DSS adalah
sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang
harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer yang
dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan
dalam area fungsional apa pun.
MEMAHAMI TIPE PERUBAHAN
Untuk memperlancar proses transformasi sistem, maka akan disampaikan terlebih
dahulu kategori perubahan yang terjadi antara sistem lama dan sistem baru tersebut.
Perubahan suatu sistem dapat dikategorikan ke dalam tiga hal sebagai berikut :
Perubahan Korektif
Perubahan korektif merupakan perubahan yang dilakukan karena sistem lama tidak
dapat memproses data masukan dan menghasilkan output dengan tepat. Seperti yang
terjadi di dalam program komputer, misalnya. Perubahan korektif dalam sebuah program
terjadi karena karena program lama tidak dapat memproses data dengan benar. Hal ini
dapat disebabkan karena pembuatan program sebelumnya ternyata memasukkan
kesalahan logika yang tidak terduga ke dalam program. Juga dikarenakan terdapatnya
kelemahan-kelemahan kontrol ke dalam suatu program sehingga memberi peluang
adanya akses ke data yang tidak sah.
Perubahan Adaptif.
Perubahan adaptif merupakan perubahan yang terjadi untuk menyesuaikan diri dengan
lingkungan sistem yang memang berubah. Sebagai contoh, perubahan adaptif bisa
disebabkan karena ditetapkannya aturan akuntansi yang baru, aturan perpajakan baru,
perubahan bentuk laporan untuk instansi tertentu yang berwewenang, dan lain-lain.
Perubahan Perfektif.
Perubahan perfektif dilakukan untuk meningkatkan efisiensi sistem sehingga dapat
meningkatkan manfaatnya bagai pemakai sistem tersebut. Sebagai contoh perubahan ini adalah adanya desain ulang struktur file agar dapat lebih meningkat efisiensinya dan
perubahan-perubahan program yang memungkinkan program dapat diproses dalam
waktu yang relatif lebih singkat.
Dengan mengenal dan memahami tipe perubahan yang terjadi dalam suatu sistem, maka
akan dipahami pula sampai sejauh mana langkah yang harus dilakukan dalam tahap
transformasi ini. Seperti misalnya, perubahan korektif dan adaptif sama-sama memiliki
ciri yang “mutlak” yaitu harus dilaksanakan sesuai dengan batasan-batasan yang
ditentukan untuk perubahan tersebut. Sedangkan perubahan perfektif lebih bersifat
optional dan dapat diterapkan meski tidak harus.
TAHAPAN PROSES TRANSFORMASI.
Berikut adalah sembilan tahapan yang terjadi dalam proses transformasi ke dalam sistem
informasi yang berbasis komputer :
1. Tahap Investigasi Sistem dan Definisi Masalah.
2. Tahap Studi Kelayakan.
3. Tahap Desain Sistem.
4. Tahap Implementasi
5. Tahap Instalasi
6. Tahap Konversi Data
7. Tahap Pengujian
8. Tahap Runing Sistem
9. Tahap Evaluasi
Tahap Investigasi Sistem dan Definisi Masalah
Investigasi sistem, dimaksudkan untuk menganalisa sistem yang sudah berjalan, tentang
kelebihan dan kekurangannya serta hal-hal apa yang perlu dilakukan perubahan pada
sistem baru nantinya. Kegiatan ini mencakup investigasi terhadap setiap anggota
kelompok yang terdapat dalam perusahaan. Hal ini mengingat bahwa di dalam
perusahaan terdiri dari berbagai kelompok yang tentunya mempunyai pendapat yang
berbeda-beda terhadap penerapan sistem. Selama fase ini, harus dicapai suatu
kesepakatan mengenai sifat permasalahan yang ada dan juga mengenai hal-hal yang
harus dipenuhi oleh sistem baru nantinya.
Studi Kelayakan.
Setelah melakukan investigasi sistem serta menentukan point-point perubahan yang
akan dilakukan, langkah selanjutnya adalah menilai kelayakan sistem yang akan dibuat.
Studi Kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk
menentukan kemungkinan apakah pengembangan suatu proyek layak atau tidak untuk
diteruskan. Dari hasil penelitian pendahuluan tentang sistem, juga bisa dinilai kelayakan
sebuah proyek sistem.
Tahap Desain Sistem
Setelah program yang akan dibuat dinilai layak untuk diaplikasikan, langkah selanjutnya
adalah menyusun desain sistem. Tujuan utama dari kegiatan design sebuah sistem
adalah untuk memberikan gambaran tentang model sistem baru yang akan diterapkan
baik dari sisi input, proses maupun output sistem tersebut. Desain sistem digolongkah
menjadi dua kelompok utama yaitu desain makro dan desain spesifik.
Desain makro dari suatu sistem, mempertimbangkan alternatif-alternatif terluas dari
suatu perancangan sistem. Sebagai contoh, pada tahap awal suatu desain makro
mungkin bisa mempertimbangkan apakah sistem yang bersangkutan merupakan sistem yang bersangkutan merupakan sistem yang desentralisasi ataukah merupakan sistem yang didistribusikan.Sedangkan pada desain spesifik, di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan yang lebih khusus yang lebih mengarah ke desain bntuk dan format sistem. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain seperti desain teknologi, input, desain proses, desain output dan desain database.
Tahap Implementasi
Setelah mendapatkan panduan pembuatan sistem dari tahap desain sistem yang cukup
panjang dan membutuhkan pemikiran yang melelahkan, tahap selanjutnya adalah
melakukan kegitaan implementasi sistem.
Implementasi sistem yang dimaksud merupakan proses pembuatan program berdasarkan
desain sistem yang telah ditentukan. Proses ini melibatkan para programmer bekerja
sama debgan analis desain agar pembuatn program dapat sesuai dan tidak menyimpang
dari desain yang telah ditentukan. Kegiatan implementasi juga akan banyak
mengandalkan kemampuan teknis dari para implementatornya karena kegiatan ini
merupakan kegiatan yang sangat terstruktur.
Tahap Instalasi Sistem
Tahap instalasi merupakan tahap pemasangan sistem secara utuh untuk dapat
dioperasikan baik dari sisi hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak)
maupun brainware (perangkat akal) sistem tersebut. Tahap ini juga mencakup penyiapan
lokasi pemasangan sampai pada kegiatan dokumentasi sistem.
Tahap Konversi Data.
Tahap konversi data ini dilakukan khususnya jika sebelum pemakaian program baru,
telah digunakan program lama yang didalamnya telah menggunakan file-file data untuk
diproses. Jika file-file yang ada dari data lama tersebut akan digantikan oleh file-file baru
yang tengah didesain, maka data dari file tersebut harus dikonversikan terlebih dahulu
agar sesuai dengan format dan struktur file yang baru yang untuk selanjutnya isi file lama
akan dimasukkan ke dalam file baru.
Pekerjaan konversi bisa jadi merupakan pekerjaan besar dan bisa memerlukan banyak
waktu. Apalagi jika dilaksanakan secara manual. Konversi yang dilaksanakan secara
manual biasanya dilakukan dengan membuat print out dari isi file data dan
menggunakannya sebagai dasar untuk memasukkan kembali data dalam bentuk yang
telah diubah sesuai dengan standar file baru.
Pada tahap ini, untuk efektifitas waktu sebaiknya dibuat sebuah program khusus untuk
pelaksanaan konversi untuk mengkonversi data dari file lama ke format file yang baru
secara elektronik serta mentransfer data dari file lama ke file baru secara otomatis pula.
Tahap Pengujian Sistem.
Tahap ini digunakan untuk mengetahui apakah program yang dibuat sudah
mendapatkan hasil output yang benar dan sesuai dengan keinginan penggunanya.
Testing sistem pada bagian ini meliputi testing sistem secara utuh, tidak hanya pada
perangkatnya saja yang meliputi hardware dan software, tetapi juga menyertakan
manusia sebagai brainware sistem.
Tahap Running Sistem
Setelah melalui tahap pengujian sistem, dan jika semua fungsi dari sistem yang baru
telah dinyatakan bebas dari kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data secara normal,
maka perlu dilakukan proses persetujuan akan sistem yang akan digunakan. Persetujuan
sistem tersebut mempunyai arti bahwa semua pihak yang berkompeten dalam sistem
menyatakan bisa menerima pemakaian sistem baru tersebut dengan cara
menandatangani secara formal suatu dokumen persetujuan final yang menyatakan bahwa sistem yang akan digunakan telah lengkap dan bisa diterima. Penandatanganan
dokumen tersebut melibatkan pihak manajemen dan wakil-wakil pemakai yang berkompeten terhadap sistem.
Tahap Evaluasi Sistem
Tahap terakhir yang perlu dilakukan adalah evaluasi terhadap sistem yang sudah
berjalan. Tahap evaluasi ini dapat dilakukan pada saat sistem sedang berjalan atau
setelah satu periode operasional program selesai dilakukan dan telah menghasilkan
output-output yang diperlukan.
Hasil dari evaluasi ini adalah rekomendasi tentang kekurangan-kekurangan sistem yang
telah berjalan, sehingga akan diperoleh kesimpulan tentang perlu atau tidaknya
pengkoreksian program, penambahan terhadap prosedur-prosedurnya ataupun sudah
cukup dengan mempertahankan sistem yang ada.
sumber:(Sistem Informasi Berbasis Komputer - Teguh Wahyono)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar